Privacy Reglement

Power4People BV
Hoofdkantoor en postadres: Maliesingel 34, 3581 BJ Utrecht
Functionaris Gegevensbescherming Power4People: 030-6911666 of fg@power4people.nl

Waarom een privacy verklaring?

Met plezier verlenen wij diensten op het gebied van coaching, re-integratie en outplacement. De aard van ons werk brengt met zich mee dat wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Om te laten zien hoe we dat doen, is deze Privacy verklaring opgesteld. Dit is de versie van 25 mei 2018 en op onze website www.power4people.nl staat altijd de meest actuele versie voor je klaar.

Doel van onze dienstverlening

Ons doel is om mensen te coachen op het gebied van werk. Daarbij kan het gaan om loopbaan ontwikkeling, (nog) beter functioneren, het behoud van werk of het veroveren van een nieuwe baan. We beginnen elk traject met een offerte op maat, waarin precies staat wat het doel van dat specifieke coaching traject is.

Waarom zijn er persoonsgegevens nodig?

Om mensen te kunnen coachen op het gebied van werk, zijn persoonsgegevens onmisbaar. Van opleiding tot arbeidsverleden, van leeftijd tot woonplaats, een heleboel gegevens zijn relevant als het gaat om je loopbaan. We hebben die gegevens nodig om ons werk goed te kunnen doen en om de gestelde doelen te bereiken. De grondslag voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is dus om het overeengekomen coaching traject te kunnen uitvoeren en/of om een bijdrage te kunnen leveren aan wet- en regelgeving op het gebied van sociale zekerheid (zoals Wet Verbetering Poortwachter, WGA of WW). Ook kan er sprake zijn van wat genoemd wordt ”gerechtvaardigd belang”. Dat wil zeggen dat Power4People persoonsgegevens nodig heeft om contact met mensen te kunnen onderhouden, facturen te kunnen versturen, zo efficiënt mogelijk te kunnen werken en vooral om onze diensten voortdurend te verbeteren. Dat willen we natuurlijk graag!

Welke persoonsgegevens?

We verzamelen alleen de persoonsgegevens die we nodig hebben voor het doel van onze dienstverlening. Dat doel staat hierboven vermeld en bovendien staat het in elke offerte voor elk coaching traject. Afhankelijk van het doel en de specifieke dienst, kunnen er verschillende soorten persoonsgegevens verzameld worden. Denk aan:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
• Geboortedatum
• BSN (indien wettelijk verplicht voor dat type dienst)
• Pasfoto (ter ondersteuning van personal branding en solliciteren)
• Opleiding en werkervaring
• Competenties, vaardigheden, motivatie en wensen op het gebied van werk
• Functionele mogelijkheden en belastbaarheid
• Communicatie zoals afspraken, gespreksnotities en e-mails

We verzamelen niet meer gegevens dan we nodig hebben en we gebruiken ze alleen voor het gestelde doel.

Hoe komen wij aan deze gegevens?

De persoonsgegevens kunnen door de betreffende persoon zelf aan ons gegeven worden of door degene die opdracht geeft voor het coaching traject, zoals een werkgever, arbodienst of verzekeraar.

Wat doen we met de gegevens?

We slaan de persoonsgegevens online op in onze beveiligde ICT omgeving. We gebruiken ze om hele goede coaching trajecten te verzorgen, conform offerte of overeenkomst. We hebben ze nodig om over de voortgang van de begeleiding te rapporteren aan de cliënt en (indien van toepassing) aan degene die opdracht gegeven heeft voor het traject. Onze ICT omgeving wordt gehost bij een externe partij. Daarnaast levert een externe partij service en support op ICT gebied. Wij werken alleen samen met partijen die aan onze (en alle wettelijke) vereisten voldoen. We hebben hele goede afspraken met deze partijen gemaakt en ze zijn net zo zuinig op persoonsgegevens als wij. Soms hebben we anderen nodig om optimale begeleiding te kunnen verzorgen. Bijvoorbeeld voor loopbaan testen, de online vacaturezoekmachine of freelance coaches. Ook met deze partijen hebben we passende afspraken gemaakt die voldoen aan alle eisen die wet- en regelgeving ons stelt.

Meekijken mag!

Iedereen mag de gegevens inzien die wij van hem of haar hebben geregistreerd. Vanaf eind 2018 kan dat heel eenvoudig online, met een eigen account. Als er gegevens onjuist zijn, dan passen we die aan en vanaf eind 2018 kan iemand dat ook zelf met een eigen account.

Bewaren en wissen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om de gestelde doelen te bereiken en dan wet- en regelgeving van ons vraagt. In elk geval worden na maximaal 7 jaar alle gegevens gewist. Dat lijkt lang maar is soms nodig vanwege fiscale verplichtingen en/of subsidie eisen (zoals ESF). Ook komt het regelmatig voor dat cliënten bij ons terug komen voor nieuwe dienstverlening. Dan is het fijn als niet alle gegevens opnieuw moeten worden geregistreerd en dat we nog weten welke begeleiding we eerder geboden hebben. Overigens heeft iedereen het recht dat zijn of haar gegevens eerder worden gewist. In sommige gevallen moeten we een verzoek om gegevens te wissen helaas weigeren, bijvoorbeeld om belastingtechnische redenen of vanwege wet- en regelgeving.

Beveiliging

Persoonsgegevens horen natuurlijk veilig te worden opgeslagen. Dat hebben we bij Power4People zorgvuldig ingeregeld. Onze online ICT omgeving is goed beveiligd op een passend niveau. Persoonsgegevens worden uitsluitend online in deze omgeving bewaard, ze worden niet uitgedraaid, gedownload of elders opgeslagen. E-mails met persoonsgegevens worden beveiligd verstuurd en ook de bijlagen daarvan zijn beschermd. Onze medewerkers hebben allemaal zonder uitzondering geheimhoudingsplicht en handelen daarnaar.

Profilering & Cookies

Wij maken geen gedragsanalyses van de informatie die wij over mensen verzamelen. Op onze website worden beperkt cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies worden IP-adressen en systeeminformatie van de betreffende devices (zoals PC, laptop, tablet, mobiele telefoon) verwerkt.

Problemen?

Als je bij ons in begeleiding bent en een probleem ervaart op het gebied van privacy of persoonsgegevens, laat dat dan gerust aan ons weten. We zullen ons uiterste best doen om het voor je op te lossen. Mochten we er samen niet uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder van de overheid. Dat is de Autoriteit Persoonsgegevens en die is te vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Meer weten

Graag houden we deze privacyverklaring leesbaar, eenvoudig en zo kort mogelijk. Maar natuurlijk is er over elk onderdeel nog veel meer te vertellen. Bijvoorbeeld over de details van onze uitstekende beveiliging (iets waar we heel trots op zijn). Of over de manier waarop al onze collega’s bijdragen aan het beschermen van privacy en persoonsgegevens (heel belangrijk). Aarzel niet om ons te vragen naar meer details!

Vragen?

Heb je vragen over deze privacy verklaring, heb je vragen over persoonsgegevens, wil je jouw eigen persoonsgegevens inzien of wil je die laten wissen? Wat het ook is, wees welkom op 030-6911666 of op fg@power4people.nl. Je kan vragen naar- of je richten aan- onze functionaris gegevensbescherming (FG).