Waarom een Privacy Reglement? De aard van ons werk brengt met zich mee dat we een heleboel van mensen willen weten. Van telefoonnummer tot werkervaring, van burgerlijke staat tot inkomen, van opleiding tot gezondheid, dat kan allemaal relevant zijn om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. Natuurlijk moet je de zekerheid hebben dat al je gegevens bij ons in goede handen zijn. Daarvoor hebben we een uitgebreid Privacy Reglement opgesteld.
Optimale bescherming Power4People voldoet aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en handelt daar ook naar. We zijn aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Onze systemen zijn goed beveiligd zodat onbevoegden geen toegang hebben tot bedrijfsgegevens of gegevens van medewerkers. Voor het omgaan met vertrouwelijke en medische gegevens bestaan speciale regels. Alle medewerkers van Power4People zijn verantwoordelijk voor de juiste toepassing daarvan. Iedereen binnen ons bedrijf kent deze regels en heeft een geheimhoudingsplicht. Zodat je bij ons optimaal beschermd bent.
Privacy reglement
Artikel 1: Begripsbepalingen 1.1. Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) daaraan toekent. 1.2. Power4People: Power4People B.V. is statutair gevestigd te De Meern. 1.3. Persoonsgegevens: Elk gegeven dat informatie bevat over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 1.4. Medische of psychologische gegevens: Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van geregistreerden, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening. 1.5. Persoonsregistratie: Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, waaronder medische en psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de doelstelling van de registratie zijn verzameld. 1.6. Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens welke wordt of worden gebruikt voor de uitoefening van de dienstverlening van Power4People. 1.7. Houder: Degene die zeggenschap heeft over de registratie en die verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van dit privacy reglement. 1.8. Beheerder: Degene die onder verantwoording van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor het persoonsregister of een gedeelte daarvan. 1.9. Gebruiker: Degene die geautoriseerd is om de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen. 1.10. Medewerker: Alle personen, werkzaam in de organisatie van Power4People, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst. 1.11. Geregistreerde: Degene van wie persoonsgegevens zijn opgenomen. 1.12. Opdrachtgever: Een natuurlijke of rechtspersoon die aan Power4People een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven. 1.13. Toegang tot persoonsgegevens: Het autoriseren van personen, werkzaam in de organisatie van Power4People tot het kennis nemen en eventueel muteren van persoonsgegevens. 1.14. Verstrekken van geregistreerde gegevens aan derden: Het bekend maken of ter beschikking stellen aan derden van persoonsgegevens, die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen. 1.15. Derden: Alle ingehuurde en niet tot de organisatie behorende personen, die voor kortere of langere tijd werkzaamheden verrichten in opdracht van Power4People. 1.16. Gedragscode: Een besluit van één of meer organisaties, representatief voor de sector waarop het besluit betrekking heeft, inhoudende de in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer gestelde regels of gedane aanbevelingen ten aanzien van persoonsregistraties.
Artikel 2: De reikwijdte Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Power4People.
Artikel 3: Doel van de persoonsregistratie 3.1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens is het vastleggen van en het kunnen beschikken over gegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de met de opdrachtgevers overeengekomen dienstverlening. 3.2. De hoofddoelstelling van de persoonsregistratie is het nu en in de toekomst kunnen beschikken over gegevens die dienstbaar zijn aan de bescherming en bevordering van de gezondheid en het welzijn van alle geregistreerden, in het bijzonder zover het betreft de relatie van de gezondheid tot de werksituatie zoals bedoeld in de Arbeidsomstandigheden Wet. Tweede hoofddoelstelling is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van verzekeringsgeneeskundige taken onder andere voortvloeiend uit relevante wetgeving, alsmede het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van (verzekerings)keuringen. Daarnaast dient de registratie tevens ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en de beleidsondersteuning binnen Power4People. 3.3. Nevendoelstelling is de beschikking hebben over gegevens ten behoeve van advisering aan opdrachtgevers en geregistreerden, vooral ten aanzien van gezondheid, welzijn en werkomstandigheden individueel en in het algemeen. 3.4. Tweede nevendoelstelling is de beschikking hebben over gegevens voor statistische en wetenschappelijke doeleinden. 3.5. Er worden geen persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan in het reglement is aangegeven.
Artikel 4: Werking van de persoonsregistratie 4.1. De persoonsgegevens worden vastgelegd en gebruikt in het kader van de te verlenen arbeidsomstandighedenzorg en/of ziekteverzuimbegeleiding en/of verzuimcontrole. 4.2. De gegevens worden zowel handmatig als met behulp van computers verwerkt en opgeslagen. 4.3. De houder van de persoonsregistratie is (de directie van) Power4People. 4.4. Als beheerder van persoonsgegevens worden aangemerkt: Afdelingsmanagers; Ieder gebruiker voor zich voor wat betreft de elektronische – en papieren gegevens binnen zijn/haar afdeling 4.5 Elektronische gegevens: Alle gebruikers hebben toegang tot de elektronische gegevens met uitzondering van de medische gegevens. De medische gegevens zijn slechts toegankelijk voor diegenen die daarvoor zijn geautoriseerd. De beheerder en de medewerkers automatisering hebben, indien en voor zover dat voor hun taakuitoefening noodzakelijk is, toegang tot alle elektronische gegevens inclusief de medische gegevens. Middels deze scheiding van functies wordt gezorgd voor een zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens. 4.6. Papieren gegevens: De papieren gegevens worden opgeslagen in een dossier. De dossiers worden toegewezen aan een specifieke gebruiker of groep van gebruikers. Deze gebruikers, de waarnemers of opvolgers, zijn verantwoordelijk voor een zorgvuldig beheer van de dossiers die aan hem/haar zijn toegewezen. Andere medewerkers hebben slechts toegang tot deze dossiers voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. 4.7. De gebruikers zijn alle medewerkers van Power4People, waarbij per medewerker is ingeregeld tot welk nivo van de registratie zij toegang hebben. 4.8. Een overzicht van welke medewerkers welke elektronische danwel papieren autorisatie hebben is bij Power4People opvraagbaar. 4.9. Looptijd van de registratie: De registratie wordt voor onbepaalde tijd gevoerd, met inachtneming van het bepaalde in Artikel 12. 4.10. De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn zeggenschap over de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement. De houder is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement. 4.11. De houder draagt zorg voor de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. 4.12 De houder is niet aansprakelijk, indien een opdrachtgever aansprakelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens. 4.12 De houder is niet aansprakelijk, indien een opdrachtgever aansprakelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Artikel 5: Opgenomen persoonsgegevens De persoonsregistratie kan de volgende gegevens omvatten: A: personalia en identificatiegegevens B: (para-)medische en psychologische gegevens C: financiële en administratieve gegevens D: sociale gegevens E: werkplekgegevens F: arbeidsverzuimgegevens
Artikel 6: Kennisgeving 6.1. De houder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie en van dit reglement vermelden, alsmede op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en hoe nadere informatie terzake kan worden ingewonnen. 6.2. Indien andere doelen dan het welzijn van de geregistreerden al dan niet in relatie met hun werk en werkomstandigheden een doelstelling vormen van de registratie, heeft de houder de plicht de geregistreerde vooraf te informeren over de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd. 6.3 De houder is niet tot kennisgeving, als bedoeld in de vorige leden, verplicht, indien de uitkomsten waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt, bijvoorbeeld ten behoeve van rapportage aan bedrijven, niet meer herleidbaar zijn tot individuele natuurlijke personen.
Artikel 7: Vernietiging c.q. anonimisering van opgenomen gegevens 7.1. Na het beëindigen van de overeenkomst heeft een opdrachtgever het recht te verzoeken om vernietiging van de tot de opdrachtgever en/of werknemers herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. De houder vernietigt de gegevens binnen één jaar na een daartoe strekkend verzoek, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van belang is voor de financiële afwerking van het contract, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. 7.2. Een geregistreerde al dan niet in dienst van een opdrachtgever heeft het recht te verzoeken om vernietiging van de tot zijn persoon herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. De houder vernietigt de gegevens binnen één jaar na een daartoe strekkend verzoek, tenzij bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. 7.3. Indien het verzoek wordt ingewilligd, worden de desbetreffende gegevens binnen één jaar hetzij vernietigd, hetzij zodanig geanonimiseerd, dat herleiding redelijkerwijs onmogelijk is. De houder deelt zijn beslissing schriftelijk mede aan de betrokkene.
Artikel 8: Verstrekking van gegevens 8.1. Binnen de organisatie van Power4People kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan medewerkers voor zover nodig voor hun taakuitoefening. 8.2. Buiten de organisatie kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan degenen die (voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk) rechtstreeks betrokken zijn bij hulpverlening aan de geregistreerde, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben. 8.3. Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of het een geval betreft als genoemd in sub 8.1, 8.2, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de schriftelijke toestemming van de geregistreerde vereist. 8.4. Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek. 8.5. Keuringen en consulten voor andere diensten: a Keuringen en consulten voor andere Arbodiensten en/of verzekeringsmaatschappijen worden slechts verricht indien de opdrachtgevende dienst beschikt over een met deze regeling vergelijkbare regeling ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden. b In alle gevallen waarin keuringen en consulten worden verricht in opdracht van andere diensten wordt de geregistreerde gevraagd een verklaring te tekenen, waarbij hij toestemming geeft de (keurings-) gegevens over te dragen aan de dienst van wie de opdracht afkomstig was.
Artikel 9: Toegang tot persoonsgegevens 9.1. Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften terzake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de houder en gebruikers, voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun taak. 9.2. Een ieder die toegang heeft tot persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij/zij op grond van die toegang heeft kennisgenomen. Voor zover het medische of psychologische gegevens betreft, geldt vanzelfsprekend het medisch beroepsgeheim. 9.3. Derden die door de houder zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerkingen van persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden via de contractuele overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht.
Artikel 10: Inzage van opgenomen gegevens 10.1. De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. Hij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de houder. 10.2. De gevraagde inzage dient binnen een maand na indiening van het verzoek plaats te vinden. Desgevraagd verstrekt de houder aan de geregistreerde een afschrift van diens gegevens. 10.3. Een weigeringsgrond voor inzage of een afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen. Bovenstaande geldt met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften. 10.4. Kennisneming is eveneens mogelijk door een daartoe schriftelijk gemachtigde vertrouwenspersoon van geregistreerde. 10.5. Zowel geregistreerde alsook de eventuele gemachtigde vertrouwenspersoon dienen zich voor tot inzage kan worden overgegaan te (kunnen) legitimeren.
Artikel 11: Correctie c.q. aanvullingen van gegevens of verwijdering van opgenomen gegevens 11.1. De geregistreerde kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem betrekking hebbende gegevens, danwel om verwijdering en vernietiging van de op hem betrekking hebbende gegevens, die in strijd met het reglement zijn opgenomen of niet terzake doende zijn. Hij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. 11.2. De houder deelt zijn beslissing schriftelijk binnen twee maanden aan de geregistreerde mee. Een weigering is met redenen omkleed. 11.3. De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering of aanvulling, dan wel tot verwijdering en vernietiging, zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd, doch uiterlijk binnen 3 maanden na de beslissing.
Artikel 12: Bewaartermijnen 12.1. Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoe lang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Indien de bewaartermijn is verstreken worden de desbetreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar. 12.2. Vernietiging blijft achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de geregistreerde en houder overeenstemming bestaat. 12.3. Indien de desbetreffende persoonsgegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven. De bewaartermijnen zijn dan niet van toepassing. 12.4. De bewaartermijn geldt voor de duur van de registratie. Gegevens die niet meer nodig zijn voor de doeleinden van de registratie worden uit de registratie verwijderd en vernietigd: A: 10 jaar na het overlijden van de geregistreerde, of B: nadat de geregistreerde het 72e levensjaar heeft bereikt, of C: 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst tussen Power4People en het aangesloten bedrijf, of D: 10 jaar na beëindiging van het arbeidscontract tussen geregistreerde en zijn/haar bij Power4People aangesloten bedrijf. 12.5 Nadere uitwerking bewaartermijn: A: (dreigende) procedures: In afwijking van de algemeen geldende bewaartermijn van 10 jaar worden dossiers niet vernietigd in alle gevallen waarin rond het dossier een procedure wordt gevoerd of redelijkerwijs dreigt te gaan worden gevoerd. B: wettelijk voorschrift: In afwijking van de algemeen geldende bewaartermijn van 10 jaar na het laatste contact c.q. beëindiging van het contract (zie onder 1.) gelden voor bepaalde groepen werknemers afwijkende bewaartermijnen: 1. radiologische werkers: bewaartermijn: 25 jaar 2. asbestwerkers: bewaartermijn: 35 jaar. 3. werkers blootgesteld aan carcinoge stoffen of straling: 30 jaar
Artikel 13: Overdracht van opgenomen gegevens 13.1. De geregistreerde en/of opdrachtgever heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in te dienen bij de houder. 13.2. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan wel worden opgeschort voor zover de houder jegens de financier van de verleende zorg tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die zorg een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.
Artikel 14: Klachten 14.1. Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie. 14.2. Indien klager en houder niet tot overeenstemming kunnen komen, kunnen houder en geregistreerde besluiten de klacht voor te leggen aan een driemanschap bestaande uit één persoon door de geregistreerde, één persoon door de houder en één persoon gezamenlijk aan te wijzen, dat een zwaarwegend advies terzake van het conflict uitbrengt. 14.3. De geregistreerde kan zich ook tot de Registratiekamer wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de houder. Dit dient te geschieden binnen een termijn van twee maanden na ontvangst van het antwoord van de houder of, indien de houder niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, binnen twee maanden na afloop van de termijn. In het uiterste geval kan een beroep op de rechter worden gedaan.
Artikel 15: Looptijd, overdracht en overgang van de registratie 15.1. Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie. 15.2. In geval van overdracht of overgang van de registratie naar een andere houder dienen de geregistreerden van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen de overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.
Artikel 16: Wijziging van het reglement Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de houder. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht een maand nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden.
Artikel 17: Inwerkingtreding Dit reglement is per oktober 2009 in werking getreden en bij de houder in te zien. Desgewenst kan kosteloos een afschrift van dit reglement worden verkregen.
De houder, Power4People B.V. info@power4people.nl www.power4people.nl Oktober 2009